eWapp.com est une application PHP / MySQL. L’application comprend plusieurs modules.

L’ANNUAIRE

Les utilisateurs 
L’annuaire vous permet d’enregistrer vos utilisateurs et de leur envoyer automatiquement identifiant et mot de passe. Les principales fonctions disponibles sont :

• saisie et vérification du mot de passe envoyé
• demande de modification du mot de passe, à la première connexion,  à la prochaine connexion
• saisie des coordonnées téléphoniques, adresse professionnelle, entreprise
• fonction, responsable hiérarchique
• bloc note contact

Les groupes
Les utilisateurs peuvent être enregistrés dans des groupes. Les principales fonctions sont :

• ajouter - modifier - supprimer un groupe
• ajouter - modifier - supprimer un utilisateur du groupe.

Les domaines
Les utilisateurs  peuvent être habilités à des domaines. Les principales fonctions sont :

• ajouter - modifier - supprimer un domaine
• ajouter - modifier - supprimer une habilitation d’un utilisateur à un domaine.

Les espaces
Chaque espace dispose de son propre annuaire. L’administrateur enregistre les utilisateurs et les responsables (gestionnaires du contenu de l’espace),soit individuellement soit par groupe. Cette gestion peut être déléguée à un coordonnateur (gestionnaire de l’annuaire de l’espace).

Les espaces sont typés.  Les différents types d’espaces sont :

• privé
• service d’assistance
• service de formulaire

Les espaces proposent des fonctions spécifiques selon leurs types.

Gestion des listes Sociétés et fonctions
Ces listes sont gérables par l’administrateur.

LES FONCTIONS

Diffuser des documents
Les documents sont téléchargés dans un dossier de l’espace sélectionné. Les utilisateurs enregistrés recoivent un e-mail comprenant un lien. L’utilisateur clique sur ce lien et accède directement au document. Une option permet de restreindre la liste des destinataires. A ce moment, le document n’est accessible qu’aux utilisateurs sélectionnés. Ceci peut être modifié par la suite.
L’extranet perment ainsi de constituer facilement une bibliothèque de documents, garantissant l’unicité et la disponibilité de l’information pour vos clients ou vos collaborateurs.

Gérer les dossiers
Le ou les  manager(s) de l’espace gère l’arborescence de la bibliothèque de l’espace. Des contrôles sont réalisés pour garantir que le dossier d’un manager ne puisse être effacer par un autre. De même, chaque document possède son propriétaire, seul habilité à le supprimer ou le déplacer.

Collaborer 
Une collaboration possède son propre annuaire, ses documents liés et un système d’enregistrement de messages. Les utilisateurs collaborent via une interface simple qui leur permet d’échanger les avis et remarques et de joindre des documents supplémentaires.  Le système indique si les utilisateurs ont lu la collaboration. Les collaborateurs reçoivent un e-mail à chaque nouveau message enregistré.

 Valider 
Cette fonction propose plusieurs options et possède différents modes opératoires. Elle peut être utilisée de multiples façons et pour des usages différents.
Dans le cadre de la gestion de projets, la validation convient par exemple à la validation des comptes rendus de réunion; le responsable du projet dispose d’un outil pour diffuser la demande de validation aux participants.
Les participants signalent leurs remarques, consultables par tous en temps réel, et peuvent valider le document. Cette fonction procure un gain de temps appréciable pour ce travail, laborieux lorsque les échanges se font par e-mail.

Gérer des  services d’assistance
La demande d’assistance est saisie par un utilisateur. Celle-ci est automatiquement postée aux  responsables du service d’assistance.
Le responsable communique avec le demandeur via la demande d’assistance.
Les opérations de prise en charge, de clôture et les saisies explicitant la résolution sont enregistrées dans un document qui est inséré dans la documentation de l’espace numérique de travail.
Cet espace devient, progressivement, une base de connaissance. Un outil permet d’effectuer des recherches parmi les demandes enregistrées.
Il est également possible, par simple clic, de transférer la demande à un prestataire externe par e-mail et d’en assurer le suivi.

Déployer des formulaires
L’espace formulaire propose la saisie, la modification ou la consultation des formulaires. eWapp fournit le cadre pour l’organisation de collectes de données sous forme de formulaires html.
Les responsables du domaine sont automatiquement informés de la saisie de tout nouveau formulaire. Le responsable affecte le formulaire à un utilisateur qui en assure la gestion (gestionnaire). Le déclarant est informé de l’affectation de son formulaire à un gestionnaire. Les formulaires sont automatiquement enregistrés dans l’espace numérique de travail.
Il est possible de rendre obligatoire une validation préalable du responsable hiérarchique.
Une fonction permet d’exporter les données des formulaires saisis pour l’alimentation de systèmes avals.

Générer des listes d’adresses e-mail.
Cette fonction s’appuye sur l’annuaire de l’espace et génère automatiquement une liste d’adresses e-mails pour le logiciel de messagerie de l’utilisateur. Ceci garantit que tous les destinataires sont présents dans la liste de diffusion et que les adresses e-mail sont valides. La liste générée est modifiable.

LA TODOLIST
Chaque utilisateur dispose d’une liste d’évènements qu’il a personnellement reçus ou émis. Cette liste, propre à chaque utilisateur, donne accès par simple clic à l’objet générateur de l’évènement : un nouveau document, un formulaire à traiter, une collaboration en cours, etc …
L’utilisateur gère sa Todolist, en transférant les évènements dans sa liste “A suivre” ou en les supprimant après consultation ou traitement.

N’hésitez à nous contacter pour obtenir plus d’informations sur les possibilités qu’offrent notre solution.